به کارگیری اصول کایزن در تعمیر و نگهداری تجهیزات نظافت صنعتی
سیستم‌های عملیاتی در یک مجموعه اعم از صنعتی یا تجاری از استراتژی‌های مختلفی در راهبری یک مجموعه بهره می‌برند. مدیرانی که آگاهانه با چالش‌های صنعتی و اجرایی و همچنین سایر ذینفعان در مجموعه خود مواجه می‌شوند از سیستم‌های مدیریتی به عنوان ابزاری برای هدایت و مدیریت موثر سازمان خود استفاده می‌کنند. با انجام این کار، آنها نه به یافتن تعادل خوبی بین پویایی و ثبات، بین انتظارات مشتری و سودآوری در زمان تغییر کمک می‌کنند. سیستم‌های مدیریت یک مجموعه نقش مهمی در همسویی استراتژیک شرکت‌ها بازی می‌کنند. از میان استراتژی‌های معروف و راهبردی می‌توان به استراتژی کایزن اشاره کرد. سیستم کایزن چیست؟ شرکت ابراهیم به عنوان یکی از بزرگ‌ترین تولیدکنندگان تجهیزات نظافت صنعتی در ایران شما را با استراتژی کایزن در راهبری مجموعه‌های صنعتی و نیز تعمیر و نگهداری تجهیزات نظافت صنعتی آشنا می‌سازد.
مقدمه‌ای بر اصول کایزن و کاربرد آن
استراتژی کایزن، یا فرآیندهای بهبود سریع، اغلب به عنوان بلوک سازنده همه روش‌های تولید ناب در نظر گرفته می‌شود. کایزن بر حذف ضایعات، بهبود بهره‌وری و دستیابی به بهبود مستمر پایدار در فعالیت‌ها و فرآیندهای هدفمند یک سازمان تمرکز دارد. تولید ناب بر اساس ایده کایزن یا بهبود مستمر بنا شده است. این فلسفه بیانگر این است که تغییرات کوچک و تدریجی که به طور معمول اعمال می‌شوند و در یک دوره طولانی پایدار می‌مانند، منجر به پیشرفت‌های قابل توجهی می‌شوند. هدف استراتژی کایزن، مشارکت دادن کارکنان از چندین عملکرد و سطوح مختلف در سازمان در کار با یکدیگر برای رسیدگی به یک مشکل یا بهبود فرآیند است. این تیم از تکنیک‌های تحلیلی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش برای شناسایی سریع فرصت‌ها برای حذف ضایعات در یک فرآیند یا منطقه تولید هدفمند استفاده می‌کند. این تیم برای اجرای سریع بهبودهای انتخاب شده (اغلب در عرض ۷۲ ساعت پس از شروع رویداد کایزن) کار می‌کند، معمولاً روی راه‌حل‌هایی متمرکز می‌شود که شامل هزینه‌های سرمایه زیادی نمی‌شود. هدف رویدادهای دوره‌ای پیگیری این مساله است که اطمینان حاصل شود که پیشرفت‌های حاصل از کایزن در طول زمان پایدار است. کایزن می‌تواند به عنوان یک روش تحلیلی برای اجرای چندین روش ناب دیگر، از جمله تبدیل به تولید سلولی و سیستم‌های تولید به موقع استفاده شود. یکی از موارد استفاده از سیستم کایزن در محیط‌های صنعتی و اهمیت نظافت محیط کار ، در جهت حفظ و نگهداری پایدار تجهیزات و به روز رسانی مستمر آنها به نیت افزایش بهره‌وری سیستم‌های مجموعه است.
مراحل کلی استراتژی کایزن
فرآیندهای بهبود مستمر سریع معمولا به سازمان نیاز دارد تا فرهنگی را تقویت کند که در آن کارکنان برای شناسایی و حل مشکلات توانمند شوند. اکثر سازمان‌هایی که فرآیندهای بهبود از نوع کایزن را اجرا می‌کنند، روش‌ها و قوانین اساسی‌ای را ایجاد کرده‌اند که به خوبی در سازمان منتقل می‌شوند و از طریق آموزش تقویت می‌شوند. مراحل اساسی برای اجرای یک فرایند کایزن در زیر تشریح شده است، اگرچه شرکت‌های صنعتی معمولا این فعالیت‌ها را برای کار موثر در شرایط منحصر به فرد خود تطبیق داده و ترتیب می‌دهند.
گام نخست
برنامه ریزی و آماده سازی. اولین چالش، شناسایی یک منطقه هدف مناسب برای یک رویداد بهبود سریع است. چنین مناطقی ممکن است شامل موارد زیر باشد: مناطقی که کار قابل توجهی در حال انجام است. یک فرآیند اداری یا منطقه تولید که در آن تنگناها یا تاخیرهای قابل توجهی رخ می‌دهد. نقاطی که همه چیز در آن به هم ریخته است و یا کیفیت یا عملکرد انتظارات تولید را برآورده نمی‌کند. هنگامی که یک فرآیند تولید، فرآیند اداری یا منطقه مناسب در یک کارخانه انتخاب شد، یک مشکل خاص‌تر “حذف زباله” در آن منطقه برای تمرکز بر رویداد کایزن انتخاب می‌شود. هنگامی که منطقه هدف انتخاب می‌شود، مدیران معمولا یک تیم متقابلی از کارمندان را تشکیل می‌دهند. رویدادهای کایزن معمولا بسته به مقیاس فرآیند هدف و مشکل بین یک روز تا هفت روز سازماندهی می‌شوند. انتظار می‌رود اعضای تیم در این دوره بیشتر مسئولیت های عملیاتی خود را کنار بگذارند تا بتوانند روی رویداد کایزن تمرکز کنند.
گام دوم
تیم ابتدا برای ایجاد درک روشنی از “وضعیت فعلی” فرآیند هدفمند تلاش می‌کند تا همه اعضای تیم درک مشابهی از مشکلی که برای حل آن تلاش می‌کنند داشته باشند.
نگاشت جریان ارزش و شناخت مشکلات. این تکنیک شامل فلوچارت مراحل، فعالیت‌ها، جریان‌های مواد، ارتباطات و سایر عناصر فرآیندی است که درگیر یک فرآیند یا تبدیل هستند (به عنوان مثال، تبدیل مواد خام به محصول نهایی، تکمیل یک فرآیند اداری). نگاشت جریان ارزش به سازمان کمک می‌کند تا عناصر غیر ارزش افزوده را در یک فرآیند هدفمند شناسایی کند. این تکنیک شبیه به نقشه‌برداری فرآیند است که اغلب برای حمایت از برنامه‌ریزی پیشگیری از آلودگی به اجرا در می‌آید. در طول رویداد کایزن، معمولاً برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد فرآیند هدف، مانند اندازه‌گیری کیفیت کلی محصول ضروری است.
پس از جمع آوری، داده‌ها تجزیه و تحلیل و ارزیابی می‌شود تا زمینه‌هایی برای بهبود پیدا شود. اعضای تیم با پرسیدن اینکه هدف فرآیند چیست و آیا هر مرحله یا عنصر ارزشی برای رسیدن به این هدف می‌افزاید، همه زباله‌ها و زوائد مشاهده‌شده در مسیر فرآیند را شناسایی و ثبت می‌کنند. هنگامی که ضایعات یا فعالیت های بدون ارزش افزوده شناسایی و اندازه گیری شد، اعضای تیم سپس گزینه های بهبود را از طریق طوفان فکری اجرا می‌کنند. در این مرحله ایده‌ها اغلب در مراحل «ماکت‌آپ» آزمایش می‌شوند و ایده‌هایی که امیدوارکننده‌ترین تلقی می‌شوند انتخاب و اجرا می‌شوند. برای درک کامل مزایای رویداد کایزن، اعضای تیم باید زمان‌های چرخه جدید را مشاهده و ثبت کنند، و صرفه‌جویی کلی از ضایعات حذف‌شده، حرکت اپراتور، انتقال قطعه، متراژ مربع استفاده‌شده و زمان توان را محاسبه کنند.
گام سوم
پیگیری بخش کلیدی رویداد کایزن، فعالیت‌های بعدی است که هدف آن اطمینان از پایداری بهبودها است. پس از رویداد کایزن، اعضای تیم به طور معمول معیارهای عملکرد کلیدی را دنبال می‌کنند تا دستاوردهای بهبود را مستند کنند. معیارها اغلب شامل هدایت و زمان‌های چرخه، نرخ‌های نقص فرآیند است، اگرچه زمانی که فرآیند هدف یک عملیات صنعتی در آن اجرا خواهد شد می‌تواند متفاوت باشد، اما رویدادهای پیگیری گاهی اوقات در ۳۰ و ۹۰ روز پس از رویداد اولیه کایزن برای ارزیابی عملکرد و شناسایی تغییرات بعدی که ممکن است برای حفظ بهبودها ضروری باشد، برنامه‌ریزی می‌شوند. به عنوان بخشی از این پیگیری، از پرسنل درگیر در فرآیند هدفمند برای بازخورد و پیشنهادات استفاده می‌شود
اصول عملیاتی کایزن
در بخش قبل به اصول تئوریک کایزن در راهبری یک فرایند سیستماتیک مدیریت فضای صنعتی در گام‌های مختلف پرداختیم. در ادامه به اصول عملیاتی کایزن می‌پردازیم
- فرضیات را کنار بگذارید
- در حل مشکلات فعال باشید
- وضعیت موجود را نپذیرید
- کمال گرایی را کنار بگذارید. نگرش تغییر مکرر را اتخاذ کنید
- با یافتن اشتباهات به دنبال راه حل باشید
- محیطی ایجاد کنید که در آن همه قدرت مشارکت داشته باشند
- اطلاعات و نظرات افراد متعدد را جمع‌آوری کنید
- در یافتن بهبودهای کوچک و کم هزینه خلاق باشید
- از پیشرفت دست نکشید
- چارچوب کایزن ۵S
چارچوب ۵S برای کمک به ایجاد یک فضای کار فیزیکی ایده آل است. هر یک از کلمات “S” از یک کلمه ژاپنی گرفته شده است. که هر بخش از چارچوب را توصیف می‌کند.
- سیری: برای مرتب کردن یا سازماندهی کردن اقلام غیر ضروری را بردارید و فقط وسایل ضروری محل کار را نگه دارید.
- سیتون: نظم ایجاد کنید. موارد را به گونه ای بچینید که دسترسی به آنها آسان باشد و بیشترین حس را برای کار داشته باشند.
- سیسو: پاکیزگی. تمیز و مرتب نگه داشتن فضای کار.
- سیکتسو: نظافت سیستماتیک نظافت به بهترین و کارآمدترین روش ممکن.
- شیتسوکه: انضباط. حفظ تلاش پایدار در طول زمان.
چگونگی پیاده‌سازی اصول کایزن در نگهداری تجهیزات نظافت صنعتی
تعمیر و نگهداری تجهیزات شامل استفاده از روش‌های تعمیر و نگهداری برای حفظ تجهیزات صنعتی در شرایط کاری خوب است. هم شامل بازرسی‌های منظم و هم تعمیرات اصلاحی دارایی‌ها می‌شود. این عمل در چندین محیط از جمله موسسات خدمات غذایی، کارخانه‌های صنعتی، تاسیسات تولیدی، هتل‌ها و موارد دیگر انجام می‌شود. تعمیر و نگهداری تجهیزات شامل نگهداری انواع تجهیزات مانند ماشین آلات سنگین، سیستم‌های کامپیوتری، وسایل نقلیه و ابزار است. بدون شک، صرف نظر از صنعت، خرابی تجهیزات باعث ناراحتی کارگران، سرپرستان و مشتریان می‌شود. با این حال، خرابی تجهیزات برای برخی صنعت‌ها به طرز تکان دهنده‌ای گران‌تر از دیگر صنایع است درنتیجه ضرورت تگهداری تجهیزات بیش از پیش خود را آشکار می‌کند.
اهداف مدیریت تعمیر و نگهداری تجهیزات را علاوه بر کاهش زمان خرابی، سه مساله اصلی اعلام می‌کنند:
- کاهش هزینه‌های غیر ضروری
- افزایش چرخه عمر مفید دارایی
- تضمین ایمنی تاسیسات
تعداد زیادی از صنایع و تأسیسات برای اطمینان از قابلیت تجهیزات و کاهش زمان از کار افتادن به تعمیر و نگهداری متکی‌اند. از جمله موارد مورد اشاره می‌توان به صنایع غذایی و کارخانه‌ای تولید و فرآوری مواد غذایی، هوافضا و اتومبیل شامل تأسیسات تولیدی و کارخانه‌های مونتاژ، ساخت و ساز و زیرساخت مانند تجهیزات و ساختمان، صنعت برق شامل نیروگاه‌های هسته‌ای، برق آبی، زغال سنگ، زمین گرمایی و دیگر انواع نیروگاه‌ها، صنعت هتلداری مانند هتل‌ها، آپارتمان‌های خدماتی، رستوران‌ها و بارها و نیز صنایع و تجهیزات نظافتی صنعتی اشاره کرد. همه این صنایع از تجهیزاتی استفاده می‌کنند که برای عملکرد صحیح و کنترل هزینه‌های عملیاتی و نگهداری نیاز به سرویس دارند. در صنایع و تجهیزات نظافت صنعتی، رعایت اصول و دانستن آن‌که سیستم کایزن چیست می‌تواند مجموعه شما را از صرف هزینه‌های گزاف رها کند. اصول کایزن مستلزم پایش دائمی و دست زدن به تغییرات کوچک برای تعمیر و نگهداری است. لازم است صاحبان صنایعی که از تجهیزات نظافتی استفاده می‌کنند برنامه‌ای منظم با گام‌های کوچک و دائمی برای بررسی و نگهداری تجهیزات داشته باشند. در ابتدا بایستی همه موانعی که برای بررسی و نگهداری تجهیزات بر سر راه شما قرار می‌گیرند در این فرآیند حذف کنید. این موانع می‌تواند ذهنی یا عملیاتی باشد.
موانع ذهنی مانند عدم برنامه‌ریزی صحیح برای رسیدگی به موقع و دوره‌ای این تجهیزات است اما برای تعمیرات و نگهداری لازم است در سیستم مدیریت این تجهیزات برنامه‌ریزی اصولی، صحیح و پیوسته‌ای که قابلیت اجرا شدن داشته باشد در نظر گرفته شود. از سوی دیگر فضای نگهداری تجهیزات باید بگونه‌ای باشد که موانع فیزیکی برای دسترسی راحت و سریع به جهت تعمیرات و نگهداری این تجهیزات برطرف شود. داده‌های مربوط به هر یک از امکانات و تجهیزات نظافتی باید به روشنی جمع‌اوری شده و به همراه آموزش در اختیار تیم نگهداری قرار گیرد. گام‌های منظم تعمیرات و نگهداری بایستی به اجزاء جزئی و کوچک اما روشن و بدون ابهام اما کامل تقسیم شود. وظایف روشن و مشخص اجازه می‌دهد تا تیم‌های عملیاتی اولا بدانند در هر مرحله سراغ کدام دستگاه و کدام بخش آن باید بروند و چه مواردی را چک کنند. سیستم نگهداری و برنامه‌ریزان بایستی از تغییرات بزرگ و دفعی بپرهیزند و توان خود را مصروف گام‌های کوچک، دائمی و پیوسته اما منظم کنند. به محض ایجاد مشکل و یا خرابی در هر یک از بخش‌ها، همان بخش مورد بازبینی و اصلاح قرار گیرد و مانع از تسری مشکلات به سایر بخش‌ها شود.
مزایای به کارگیری اصول کایزن در تعمیر و نگهداری تجهیزات نظافت صنعتی
سیستم کایزن تمرکز خود را بجای اقدامات بزرگ و عمده، بر تغییرات جزئی و کوچک قرار می‌دهد. استفاده از چنین برنامه‌ریزی و استراتژی مدیریت در تعمیرات و نگهداری تجهیزات نظافت صنعتی سبب می‌شود تا اولا هر ایراد و خرابی به محض رخ دادن در سیستم نظافتی و تجهیزات آشکار شود. ثانیا بلافاصله پس از شناسایی، قطعه معیوب تعمیر شده یا از مدار خارج خواهد شد. این امر از اسیب جانبی به سایر قطعات سالم جلوگیری می‌کند و در مواقع لزوم و بحرانی مجموعه را در برابر شرایط غافلگیر نمی‌کند. نکته حائز اهمیت دیگر، توجه به هزینه‌های تعمیرات و نگهداری است.
اصول و استراتژی کایزن در بسیاری از مواقع مانع از صرف هزینه‌های هنگفت برای تعمیر یا نگهداری سیستم‌ها و تجهیزات نظافتی شما می‌شود. زیرا به محض مواجهه سریع با هر مشکل، ایرادات به نحو جزئی و مشخص برطرف خواهد شد و این امر مانع از توسعه مشکلات به سایر بخش‌ها می‌شود. درنتیجه با اورهال دائمی علاوه بر اماده بکار بودن تجهیزات نظافتی به نحو دائمی، کمتر نیاز به تغییر تجهیزات در اثر توسعه خرابی و مشکلات می‌شود درنتیجه هزینه‌های مجموعه در کنار هزینه‌های تعمیرات و نگهداری به نحو چشم‌گیری کاهش می‌یابد.
